¿Por que debemos tener un servidor?

Hace algunos días, un ex-estudiante me hizo una pregunta inocente, pero a la vez poderosa ¿Por que debemos tener un servidor en la empresa?

Las razones son muchas, pero para mí la principal es la de compartir datos. En mi, experiencia puedo decir que si no compartimos información, no podemos esperar una colaboración entre los empleados e inclusive entre los clientes de nuestras empresas. 

Como muestra un ejemplo:

En una empresa "X", el departamento de compra guarda en una hoja de calculo todas las compras que se necesita para confeccionar el producto "Y", de la misma forma tiene la cantidad en existencia de dicho producto.

El vendedor "Z", desconoce cuantos productos "Y" tiene en existencia, ni conoce por certeza en que momento llegará el producto al almacén. Pero lo que si tiene el vendedor "Z" es la cantidad que le ha pedido los diferentes clientes.

Conclusión: El departamento de compra no sabe que producto debe reponer, y el vendedor desconoce cuando se reponen los productos.

Sin datos compartidos, no hay colaboración

En una empresa, sin importar su tamaño, la desinformación solo lleva al fracaso. Sobre todo en la PYME, he observado que los gerentes depende de "la buena fe de los empleados", en donde cada quien guarda la información relacionada a su trabajo diario, en su computador asignado e inclusive en computadores personales ajenos a la empresa.

Como técnico, me he encontrado con lista de clientes, informe trimestrales, análisis de costos, e inclusive una vez me conseguí con un plan de lanzamiento de un nuevo producto en computadores personales de trabajadores de empresa. No me gusta pensar que es una práctica común, pero lo es, y a la que los gerentes de empresas están ajeno o en el peor de los casos, desconocen sobre el tema.

En muchas ocasiones puedo escuchar en PYME, conversaciones como esta:

“¿El último listado de stock? Está en la computadora de Jorge. ¿Usaste el listado que estaba en la notebook de Osvaldo? Pero eso estaba todo desactualizado. Llamá ya mismo al cliente y dile que espere, que le mandamos enseguida uno más nuevo. ¿Ya hizo una orden de compra? Bueno, fijémonos si tenemos lo que pide y si no... pongamos alguna buena excusa”. 

Si, alguien se sintió identificado con esta conversación, es que realmente esta necesitando centralizar su información. Un servidor, al contrario de lo que se piensa, no es complejo ni costoso. Muchos de los Sistemas Operativos de Servidores, tienen la opción de "Servidor de Archivo" casi que por defecto, y su configuración y mantenimiento resulta ser mínimos.

Este primer paso, nos permitirá obtener un cierto orden dentro de la jerarquía de la información que transita en nuestras empresas. Obteniendo una red de ayuda, podemos obtener un soporte fiable y accesible por todos en la empresa y maximizar el principal componente para que crezcamos: La colaboración.

Hace más de 20 años que las gestión de la información se lleva a través de formato electrónico, pero es en los últimos 5 años, en el que, el concepto de inmediatez se ha hecho más presente. 

Entonces ¿Por que instalar un servidor? Por que hoy en día es algo esencial en las empresas.  Una vez instalada la red el siguiente paso es utilizar los software que aprovechan esta arquitectura para dar soluciones específicas a las necesidades de cada empresa.

“¿El último listado de stock? En un segundo te lo envío”. En estos tiempos, esta es la conversación con la que te tienes que estar identificando.